Mit diesem Tool läuft Projektmanagement wie geschmiert

Endlich! Wir haben endlich das perfekte Projektmanagement-Tool für Dienstleister gefunden.

Bei Klickexpert haben wir eine echte Odyssee an Projektmanagement-Tools hinter uns. Viele große Namen wie Trello, Asana, ClickUp, Monday und mehr haben wir getestet. Sie schienen alle vielversprechend, aber immer wieder wurden wir enttäuscht: Die Benutzeroberflächen waren oft überladen, die Funktionen zu komplex und unübersichtlich, die Kundenintegration umständlich.

Doch dann kam Upbase – das Tool, das unsere Arbeitsweise komplett verändert hat. Endlich! Wenn du als Dienstleister für dich oder deinen Betrieb auf der Suche nach einem wirklich funktionalen und unkomplizierten Projektmanagement-Tool bist, könnte Upbase auch für dich die Lösung sein.

Unsere Motivation und die Suche nach dem perfekten PM-Tool

Hand aufs Herz: Wer hat sich als Dienstleister nicht schon durch ein Meer an Projektmanagement-Tools gekämpft und gehofft, endlich das eine zu finden, das wirklich passt? Die Reise beginnt oft euphorisch, auf den ersten Blick sieht alles ganz wunderbar aus, man ist überzeugt, jetzt endlich das perfekte Tool gefunden, man beginnt alles einzurichten – doch sobald man im Alltag die Details entdeckt, kommt schnell Frust auf.

Wir kennen alle das Problem mit komplizierten Benutzeroberflächen – ein echter Produktivitätskiller! Fehlende Flexibilität bei der Integration unserer Kunden machte die Kommunikation nur umständlicher. Schwerfällige Planungsoptionen führten zu noch mehr Stress statt Klarheit, und die Anpassungsfähigkeit war oft so eingeschränkt, dass wir letztlich mehr Zeit in Workarounds als ins tatsächliche Projektmanagement steckten.

Nach vielen Fehlschlägen haben wir in Upbase endlich das gefunden, wonach wir gesucht haben: ein Tool, das nicht nur leistungsstark, sondern auch übersichtlich und intuitiv ist. Nach Jahren voller Kompromisse, Frustrationen und schier endlosem Testen waren wir endlich am Ziel. Upbase ist für uns nicht nur ein Tool, sondern eine echte Erleichterung für unseren Arbeitsalltag.

Was macht Upbase so besonders?

In der Fülle an Projektmanagement-Tools hebt sich Upbase für uns durch eine klare Hierarchie, eine einfache Nutzung und Integration sowie eine Benutzeroberfläche ab, die so intuitiv ist, dass man sofort weiß, wie alles funktioniert. Besonders herausragend ist die Struktur.

Klare Hierarchie für klare Organisation

In Upbase fanden wir nicht nur ein Projektmanagement-Tool, sondern eine klare Struktur, die für uns täglich Wunder wirkt. Endlich können wir alle internen und externen Abläufe genau so organisieren, wie wir es brauchen – und das ohne Kompromisse. 

Die Hierarchie innerhalb von Upbase ist wie folgt: Workspaces > Folders > Liste > Boards > Tasks. Diese Hierarchie ist perfekt für jeden, der eine einfache, durchdachte und individuell anpassbare Struktur sucht.

Die gesamte Organisation in nur einem Workspace

In unserem Workspace „Klickexpert“ bündeln wir alle betriebsinternen Abläufe, Projekte und Aufgaben. Egal, ob es sich um Kundenprojekte oder interne Prozesse handelt – hier ist alles zentralisiert.

Pro Tipp: Mit einem separaten privaten Workspace trennen wir persönliche Aufgaben ganz einfach von betrieblichen Aufgaben. Der Wechsel zwischen den Workspaces ist dabei so nahtlos, dass wir ohne Umschweife zwischen allen Aufgabenbereichen navigieren können.

Die besten Funktionen im Überblick

Perfekt für unsere Kunden und Teams – Ordner, Listen und Boards

Innerhalb des Workspaces können wir eine unbegrenzte Anzahl an Ordnern und Listen erstellen, die exakt unseren Bedürfnissen entspricht. Jeder Kunde erhält seine eigene Liste, in der seine spezifischen Aufgaben organisiert sind. 

Ebenso können wir für jede interne Abteilung – Marketing, Sales, Produktmanagement und mehr – eigene Listen anlegen. Diese Anpassungsfähigkeit gibt uns genau die Kontrolle und Übersicht, die uns bei anderen Tools so oft gefehlt hat.

Flexibilität pur – Aufgabenansicht als Kanban oder Liste

In jeder Liste lassen sich Aufgaben nicht nur in Kategorien organisieren, sondern auch in verschiedenen Ansichten darstellen. Die Wahl zwischen der klassischen Listenansicht und der visuellen Kanban-Ansicht macht das Arbeiten unglaublich flexibel. 

Die Kanban-Ansicht ist dabei unser persönlicher Favorit, da wir Aufgaben ganz einfach per Drag-and-Drop verschieben können und so den Fortschritt auf einen Blick sehen.

Flexible Teiloptionen für Kunden und Teammitglieder

Ein weiteres Highlight ist die Möglichkeit, Kunden unkompliziert als Gäste einzuladen. Das Teilen funktioniert, wie es soll – ohne umständliche Freigabeprozesse oder Einschränkungen. Der Kunde registriert sich einfach bei Upbase und sieht nur das, was er sehen darf. So können wir in Echtzeit an Projekten arbeiten, Feedback erhalten und haben eine zentrale Plattform für alle Beteiligten.

Fein abgestimmte Organisation durch Unteraufgaben und Filter

Mit Upbase lassen sich Aufgaben nicht nur mit Unteraufgaben, Tags und benutzerdefinierten Feldern versehen, sondern auch flexibel nach Priorität filtern. Die Filterfunktion erlaubt uns das Erstellen von UND- und ODER-Bedingungen, die uns exakt die Aufgaben anzeigen, die wir gerade brauchen – ein absoluter Effizienzgewinn! 

Bei Klickexpert haben wir Filter für alle Prioritäten eingerichtet: „Most Important“, „High Priority“, „Medium Priority“ und „Low Priority“. So arbeiten wir uns immer von den wichtigsten Aufgaben abwärts durch.

Die Wochenansicht – perfekter Überblick und Planungstool

Ein persönliches Highlight ist die persönliche Wochenansicht! Hier habe ich alle persönlichen Aufgaben für die Woche übersichtlich und kann sie jedem Wochentag zuordnen – so wie ein Stundenplan in der Schule.

Termine aus dem Kalender werden automatisch integriert, sodass ich die Aufgabenplanung perfekt auf die Terminlage abstimmen kann. Das gibt uns nicht nur Übersicht, sondern sorgt für eine strukturierte und vor allem realistische Wochenplanung.

Projektvorlagen – Blitzschneller Start für neue Projekte

Ein weiteres Feature, das wir lieben, sind die Projektvorlagen. Sobald wir ein neues Webdesign- oder Onlinemarketingprojekt starten, greifen wir einfach auf eine Vorlage zurück, passen sie individuell an die Besonderheiten des spezifischen Projekts an, fügen den Kunden hinzu – und schon steht das Projekt komplett bereit.

Diese Vorlagen sind ein echter Zeitgewinn und ersparen uns viel Vorbereitungsarbeit, sodass wir sofort produktiv loslegen können. Bam!

Individuelle Module für jede Liste – Aufgaben, Dokumente, Dateien und mehr

Upbase bietet uns nicht nur ein flexibles Task-Management, sondern eine wahre Schatzkiste an zusätzlichen Funktionen, die jedes Projekt auf das nächste Level heben. Hier kommen die Module, die für uns die absolute Kirsche auf dem Sahnehäubchen sind!

Jede Liste – sei es für Kunden oder interne Abteilungen – kann mit zusätzlichen Modulen wie Docs, Files, Links, Calendar, Messages und Chat ergänzt werden. Diese Module lassen uns alle wichtigen Infos und Dateien direkt dort ablegen, wo wir sie brauchen.

• Docs: Hier können wir Texte und wichtige Dokumente anlegen und Google Drive-Dokumente verknüpfen. Für uns dient das als Wissensdatenbank, in der wir alles Wichtige speichern, wie Tutorials, wichtige Notizen und sogar Lizenzdaten. Unser internes Wiki für Klickexpert lebt hier!
• Files: Das Files-Modul ermöglicht es uns, alle projektbezogenen Dateien sicher und übersichtlich abzulegen. Mit Freigabelinks können wir unkompliziert Dateien teilen – ein echter Gamechanger, der für uns sogar einen Dropbox-Ersatz darstellt. Das Beste daran? Unbegrenzter Speicher! Und als Geheimtipp: Du kannst hier auch Videos speichern und sie sogar als Quelle für HTML-Videos auf deiner Webseite verwenden. Ein tolles Extra, wenn du nach einer pragmatischen Hosting-Lösung für deine Coaching-Videos suchst.
• Links: Zentraler Zugriff auf alle relevanten Links! Ob Tool, nützliche Webseite oder Links für Kundenmeetings – hier ist alles griffbereit. Für unsere Kunden hinterlegen wir z. B. den Link für die Terminvereinbarung, sodass Meetings schnell und unkompliziert gebucht werden können.
• Chat: Der integrierte Chat für jedes Projekt ersetzt für uns praktisch ein separates Kommunikationstool. Mit der App von Upbase können wir sogar mobil kommunizieren und bleiben immer up-to-date.

Was kostet Upbase?

Der Preis beträgt bei jährlicher Abrechnung aktuell nur 5 USD pro Monat, während bei monatlicher Abrechnung 9 USD anfallen. Angesichts der vielfältigen Module bietet Upbase für diesen Preis eine umfassende Lösung, mit der sich der gesamte Projektworkflow abbilden lässt. 

Für uns ist Upbase eine Investition, die sich hochgradig in Zeitersparnis und Effizienz auszahlt.

Fazit: Upbase ist das ideale Projektmanagement-Tool für Dienstleister

Upbase ist für uns das Tool, das unsere Anforderungen an Projektmanagement endlich vollständig erfüllt. Die Kombination aus einfacher Hierarchie, einer Vielzahl von Modulen und einer flexiblen Wochenansicht macht die tägliche Organisation übersichtlich und effizient. 

Besonders begeistert sind wir von den Projektvorlagen und der Möglichkeit, Kunden als Gäste einzuladen – das spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit.

Für uns steht fest: Upbase ist Projektmanagement neu gedacht.

Alle Vorteile von Upbase im Überblick

• Klare Hierarchie: Workspaces, Folders > Lists > Boards > Tasks
• Flexibles Teilen: Kunden einfach als Gäste einladen
• Vielfältige Ansichten: Kanban und Listenansicht für Aufgaben
• Effiziente Wochenplanung: Übersicht und Planung wie ein Stundenplan
• Projektvorlagen: Spart Zeit bei wiederkehrenden Projekten
• Leistungsstarke Filter: Schnelles Priorisieren der Aufgaben
• Zusätzliche Module: Docs, Files, Links, Calendar, Messages, Chat
• Unbegrenzter Speicher für Dateien
• Intuitive Bedienung und benutzerfreundliches Interface
• Regelmäßige Updates: Stetige Verbesserung und neue Features (checke die Roadmap)
• Attraktiver Preis: 5 USD pro Monat pro User bei jährlicher Abrechnung

Uns fallen ehrlich gesagt kaum Nachteile ein. Ein Punkt wäre vielleicht, dass Upbase nur auf Englisch verfügbar ist. Doch selbst hier relativiert sich der „Nachteil“: Dank des extrem intuitiven Interface könnte Upbase genauso gut in einer anderen Sprache wie Hindi sein, und es wäre trotzdem leicht verständlich. Die Benutzerführung ist so klar, dass Sprachkenntnisse fast nebensächlich werden – ein weiterer Pluspunkt für die Benutzerfreundlichkeit dieses Tools!

Teste Upbase selbst und entdecke, wie es deinen Arbeitsalltag vereinfachen kann!